Estratégias para uma Gestão do Tempo eficaz: aprenda a fazer um Gerenciamento do Tempo que atue a seu favor.

Um bom Gerenciamento do Tempo requer uma mudança do foco que se dá tanto para as atividades quanto para os resultados. Muitas pessoas associam o “estar ocupado” com produtividade. Na verdade, estar ocupado não é o mesmo que ser eficaz. Quer um exemplo?

Quantas vezes você passou o dia começando diversas tarefas e não conseguindo concluir nenhuma? Ou, caso tenha concluído alguma, você sabe, no seu íntimo, que poderia ter feito melhor?

Isso acontece justamente porque, de maneira geral, estamos acostumados a ter que dividir nossas atenções com o variado número de tarefas que surgem durante nossa rotina. Sabemos que isso é igual para todos e que no atual mundo corporativo temos que pensar e agir rapidamente. Mas se temos que apagar incêndios ou se precisamos resolver tudo para ontem, podemos usar o tempo a nosso favor.

Então, anota aí 3 regras de ouro do Gerenciamento do Tempo:

Gestão do Tempo diz respeito ao tempo que é gasto nos lugares certos para fazer as tarefas certas;

Gestão do Tempo está relacionado ao conhecimento de prioridades, obrigações e sua agenda;

Gerenciar o Tempo gasto na vida profissional é beneficiar também todas as outras áreas da sua vida.

Fazer a Gestão do Tempo, portanto, não significa encontrar maneiras de trabalhar mais, mas sim de fazer o uso correto do tempo que se tem.

Agora, a questão é: como fazer uma Gestão de Tempo que atue a nosso favor?

 

10 estratégias para uma Gestão do Tempo eficaz

Antes de mais nada, é preciso entender que tudo começa com organização. Portanto, o segredo é organizar suas tarefas e usar o seu tempo de maneira eficiente a fim de cumprir com as atividades que forem surgindo (além daquelas que fazem parte da rotina).

Sabemos que é muito difícil planejar a Gestão do Tempo do dia para a noite, até porque não existe um plano a ser seguido. O que funciona para uma pessoa pode ter o efeito contrário em outra. Tudo é uma questão de encontrar o que será bom para você e o que se adequará ao seu modo de trabalho e rotina.

E para guiá-lo nesta jornada, dá uma olhada nas estratégias que separamos:

#01 – Delegue as tarefas

É muito comum para a maioria de nós acabar executando mais tarefas do que poderíamos (ou deveríamos). Você já deve ter passado por isso e sabe o estresse que acaba gerando no final. Aprenda a delegar e entenda que ao fazer isso você não está fugindo das suas responsabilidades. Delegar, aliás, é uma função importante de quem tem cargos de gerência ou liderança. Aproveite e dê mais responsabilidades aos seus subordinados ou a outras pessoas da sua equipe, sempre respeitando suas habilidades e seus conhecimentos.

#02 – Priorize o trabalho

Antes de o dia começar faça uma lista das tarefas que precisam da sua atenção imediata. Lembre-se que as tarefas não tão importantes assim podem consumir até mais tempo do que aquelas que exigem uma execução/finalização rápida. Isso sem contar que algumas das tarefas têm que ser terminadas naquele mesmo dia, enquanto outras podem esperar um pouco mais. Em suma: priorize suas tarefas e foque naquelas que são mais importantes.

#03 – Fuja da procrastinação

Ultimamente muitos artigos têm sido escritos sobre o mal da procrastinação. E não é para menos, afinal ela é um dos itens que mais afetam negativamente a produtividade e pode resultar em um gasto desnecessário de tempo e energia. De uma maneira geral, procrastinamos as tarefas mais complicadas ou as menos prazerosas.

Uma dica aqui é pensar sempre no por quê aquela determinada tarefa é importante e qual será seu resultado em curto, médio e longo prazo. Além disso, claro, peça ajuda sempre que achar necessário ou divida a tarefa em atividades menores, delegando-as (não é à toa que o item “delegar tarefas” é o número 1 desta lista).

#04 – Agende as tarefas

Seja com um aplicativo para gerenciar tarefas, uma planilha ou um caderno de anotações, faça uma lista de todas as tarefas que vêm em sua mente. Faça uma simples “To-do list” antes de o dia começar, priorizando as tarefas (conforme falamos anteriormente) e tenha certeza de que elas são tangíveis (por exemplo: não adianta pensar que você terminará uma atividade X naquele dia se você sabe que ela exigirá mais tempo de você).

#05 – Evite o estresse

O estresse ocorre quando aceitamos mais do que somos capazes de aguentar ou de dar conta no nosso dia. O resultado disso você pode já ter vivenciado: acabamos nos sentido cansados e nossa mente parece não querer funcionar. Aqui, mais uma vez, entra a dica número 1 da lista: delegue!

#06 – Defina deadlines

Assim que você assumir uma tarefa, defina um deadline realístico e mantenha-se nele.

#07 – Evite fazer mil coisas ao mesmo tempo

Ok, sabemos que a maioria de nós sente que fazer mil coisas ao mesmo tempo é sinônimo de conseguir cumprir o maior número possível de tarefas, mas a verdade é que o ser humano faz melhor suas atividades quando foca e concentra em uma coisa de cada vez. Ser multitarefas pode estar sabotando a sua produtividade.

#08 – Comece cedo

Você já deve ter lido isso em algum lugar: a maioria dos homens e mulheres de sucesso começam seus dias cedo. Assim, essas pessoas têm mais tempo para sentar, pensar e planejar as próximas horas. Acordar cedo pode deixá-lo mais calmo, criativo e com uma mente mais livre para pensar no dia que está por vir. Estudos mostram que conforme o dia vai passando o nível de energia diminui, o que afeta a produtividade e, por consequência, sua performance no trabalho.

#09 – Faça pausas

Quando você achar que está em um beco sem saída, ou quando olhar para as diversas abas abertas no seu computador e não saber mais onde clicar, permita-se uma pausa. Vá pegar um café, um copo de água, troque ideias com um colega ou escute uma música.

#10 – Aprenda a dizer não

Talvez essa seja a regra de ouro e aquela que deve ser adotada por todos. Caso você já se veja sobrecarregado, saiba dizer um “não” de maneira educada, explicando seus motivos. Antes de sair pegando todas as tarefas ou projetos que passarem na sua mesa, dê uma olhada na sua to-do list. De nada adianta assumir mais responsabilidades se você terá que deixar algo de lado, certo?

A Gestão do Tempo e as atividades que fogem da rotina

Falamos sobre a importância do planejamento diário antes de começar um dia de trabalho. Planejar as atividades que se seguirão naquele dia é tarefa fácil. No entanto, sabemos que em muitos casos surgem problemas inesperados que colocam todo o planejamento por água abaixo.

Neste caso, o ideal é procurar planejar sua semana priorizando o que deve ser feito cada dia, mas sempre deixando um espaço de duas a três horas para aquelas urgências que venham a surgir.

Fazendo isso será possível realizar as atividades importantes e apagar os incêndios que forem surgindo no decorrer do dia sem a necessidade de acumular trabalho extra. Aqui sugerimos de duas a três horas, mas o ideal é fazer uma análise da sua rotina e verificar uma média de tempo que é gasto no tratamento de atividades não planejadas.

Fonte: Adaptado de Renata Freitas de Camargo

Quer saber mais sobre o tema e descobrir cursos que podem transformar a sua vida? Então, entre em contato conosco!

3uptalentos@3uptalentos.com.br