Você sabe dar feedback?

Ao longo de minha carreira profissional tenho percebido que são poucos os gestores que sabem dar um feedback. Alguns, não conseguindo administrar as próprias emoções, utilizam este momento para extravasá-las, enquanto outros por falta de assertividade fazem um verdadeiro emaranhado de ideias sem nada dizer de especifico; lembrando que alguns, ainda não entenderam a finalidade de um feedback.

Recentemente prestei um serviço a uma empresa e um dos diretores solicitou que fosse ele mesmo o porta voz das avaliações que eu havia feito sobre o desempenho de seus colaboradores. Como após estas avaliações faríamos um remanejamento interno, incluindo algumas promoções, achei que seria interessante se ele próprio fosse o portador das notícias, afinal ele é quem conduziria o novo processo. Quase colocou todo o trabalho a perder, pois não tinha conhecimento do que é um feedback.

Veja como o diretor em questão deu o feedback ao primeiro colaborador: José, não foi desta vez, fica para próxima. Quem sabe no próximo ano você tem a sua esperada promoção.

Eu olhei para o pobre do José e percebi algumas interrogações em sua testa: Onde errei? O que preciso para melhorar? Etc.

O difícil foi dar o feedback ao próprio diretor e explicar que aquilo não era feedback. Veja umas dicas que dei a ele:

1. Comece o feedback com o que a pessoa apresentou de melhor

Se você iniciar o processo pelos pontos positivos, as possíveis resistências iniciais serão fragilizadas e o colaborador irá perceber que também foram observados os pontos em que ele teve bom desempenho, não apenas os negativos.

2. Seja objetivo

É importante que seja dito ao colaborador onde e quando ele não se saiu bem e se for o caso, as métricas utilizadas para a avaliação. Ele deve ser informado o que se esperava dele e o que ele realmente apresentou como resultado. Este é um momento muito bom para que o gestor faça um trabalho de Coaching com o colaborador, indicando caminhos e alternativas, além de se colocar à disposição para auxiliá-lo nesta caminhada.

3. Estabeleça a regra para a conversa

É muito comum que encontros de feedback tornem-se um jogo de defesa e acusação. Estabeleça o critério (e siga) de que enquanto um fala o outro escuta. Anote todos os temas a serem abordados em um papel e sugira que seu colaborador também faça anotações das conclusões.

4. Feedbacks não devem ser dados em qualquer lugar

O momento de se dar um feedback exige uma certa liturgia, isto é, o colaborador tem que perceber que aquele é um momento quase solene, onde seu gestor estará investindo em sua melhoria profissional. Nunca dê um feedback caminhando pelos corredores ou no espaço do café, faça-o em uma sala onde ambos possam falar reservada e confortavelmente. Use o momento para estreitar relacionamentos.

5. Seja colaborativo e não um “acusador”

Na sua comunicação faça uma avaliação construtiva e não acusatória do tipo: “Você fez” ou “Você costuma fazer”, pois se agir assim estará trazendo para você a responsabilidade sobre as atitudes do seu colaborador, obtendo um resultado inverso ao esperado. Avalie a ação, mas não traga a responsabilidade sobre ela para você. Caso necessite apresentar uma observação particular use: “Eu sinto que você...”

6. Conclua objetivamente e de forma positiva

Após apresentar e discutir todos os itens anotados por você, conclua objetivamente, sem muitos rodeios ou idas e vindas desnecessárias.

Nunca se esqueça de que seu colaborador deverá sair da reunião “para cima” e com orientações de como aprimorar os pontos observados. Seu colaborador deverá sentir que tem em você um aliado para que ele possa melhorar cada vez mais e principalmente que ele tem capacidade e meios para isso.

Aproveite ao máximo as reuniões de feedback, elas poderão ser excelentes para transformar uma equipe em um time e os colaboradores em verdadeiros aliados, que se empenham com o grupo e que sintam em você um verdadeiro líder.

Fonte: adaptado de Cleyson Dellcorso