Aprenda a gerenciar projetos com agilidade

O Scrum é um dos muitos métodos para gerenciamento ágil de projetos diversos – seu uso concentra-se em projetos ligados ao desenvolvimento de software, mas também pode ser utilizados em outras áreas.

Antes de explicarmos com mais detalhes essa metodologia, vale destacar o que o Scrum Master Jorge Audy defende: antes de implantar os mecanismos do Scrum, a empresa precisa analisar seu método de comunicação.

De nada adianta estabelecer métodos para acelerar projetos se profissionais que trabalham frente a frente, por exemplo, perdem mais tempo para se comunicar por e-mail, quando poderiam agilizar com uma conversa. Um processo que poderia ser feito em minutos, muitas vezes leva horas para ser completado. Jorge Audy defende também a proximidade entre os membros da equipe. “Interação constante é a base fundamental”.

Portanto, mais do que implantar um método ágil para gerenciar projetos, é preciso unir as equipes, manter um diálogo e trabalhar em conjunto para entregar as soluções de forma ágil. Agora vamos aos detalhes sobre o Scrum.

O Scrum defende que um projeto deve ser executado em pequenas etapas, com no máximo 30 dias, chamadas de sprint, e que ao término de cada etapa, o produto/serviço desenvolvido possa ser entregue para avaliação do cliente. As entregas são cíclicas, os objetivos bem definidos e as mudanças que acontecem durante o desenvolvimento tornam-se mais controláveis e menos impactantes em termos de custos e prazos finais.

Na Prática

Os atores da metodologia são:

          - o dono do produto/serviço (Product Owner, papel desempenhado geralmente pelo cliente) que elabora e modifica constantemente uma listagem das funcionalidades ou mudanças no produto/serviço que deverão ser entregues e as organiza de acordo com a importância e prioridade (segundo o seu ponto de vista, ou seja, o que interessa).
          - o Scrum Master (mistura de gerente, facilitador e mediador) cujo papel é remover obstáculos da equipe e assegurar que as práticas de Scrum estejam sendo executadas com eficiência.
          - e a equipe responsável por entregar as soluções e realizar uma estimativa de tempo necessário para a conclusão de cada tarefa do backlog.

- Em reunião de planejamento, o dono do produto elabora uma lista, chamada backlog, e prioriza as funcionalidades ou mudanças no produto/serviço. Esse processo é desenvolvido juntamente com o Scrum Master e com a sua equipe.

- A equipe subdivide as funcionalidades ou mudanças em partes menores e realiza uma estimativa de tempo necessário para a conclusão de cada tarefa. Essas informações ficam dispostas no backlog. Feito isso, seleciona-se as atividades com maior prioridade tomando o cuidado para que a carga de trabalho seja possível de ser executada pela equipe no período definido para o sprint, ou seja, etapas de uma ou duas semanas – no máximo de 30 dias.

- Cada sprint engloba as demandas a serem implementadas, testadas, entregues e validadas pelo Product Owner  durante o prazo estabelecido. As tarefas são responsabilidade da equipe, que tem autonomia para decidir como elas devem ser executadas. No momento em que o sprint é definido, as atividades englobadas por ele saem do backlog e passam a ser imutáveis. Portanto, caso o Product Owner queira efetuar alguma modificação, ele deverá adicioná-la ao backlog para que seja tratado de acordo com a sua prioridade. Esse procedimento garante que a equipe trabalhe focada na entrega do sprint, que deverá ser religiosamente entregue no prazo determinado.

- O Scrum Master se reúne diariamente com a equipe, em um mesmo horário, para que se reporte:
          • O que foi feito ontem?
          • O que se pretende fazer hoje?
          • Quais são os impedimentos que estão atrapalhando a execução das tarefas?

- No final do sprint, a equipe demonstra os resultados para o Product Owner e demais interessados, de forma que os itens do backlog sejam validados e considerados prontos para que então se possa iniciar um novo sprint. É importante destacar que todo final de sprint deve agregar valor ao produto/serviço, com funcionalidades que possam ser testadas e aprovadas pelo Product Owner.

O coachee da 3Up Talentos, Fabiano Isoton, é coordenador de produtos e projetos da FuelTech EMS e utiliza o método no desenvolvimento e melhoria dos produtos da empresa. Ele garante que o método é muito eficiente para projetos em que o escopo é passível de mudanças ao longo do desenvolvimento. Nesses casos economiza-se integralmente o tempo de desenvolvimento de cronogramas de atividades que nem sequer chegam a ser desenvolvidas. Além disso, mantêm-se uma comunicação eficiente e atualizada com toda a equipe.

Ele também relata que o relacionamento dos desenvolvedores e do Scrum Master com o dono do projeto melhorou e tornou-se bem menos desgastante, pois, tanto clientes como desenvolvedores possuem autonomia sobre as suas atividades: um definindo quais são as tarefas prioritárias e o outro desenvolvendo as funcionalidades sem mudanças drásticas de escopo.

Outro grande benefício da metodologia é que cada sprint agrega valor ao produto final, dessa forma identifica-se rapidamente se o que está sendo desenvolvido é o que o dono do produto espera que seja. E, caso haja alguma divergência, corrige-se imediatamente no próximo sprint (caso a alteração seja definida pelo Product Owner como prioritária).

Segundo Fabiano, os ganhos com o uso da metodologia são maiores em produtos de tecnologia, onde as mudanças são constantes. Nesses casos, o Scrum contribui para que as decisões referentes às últimas etapas do projeto sejam tomadas no momento programado, visto que só é preciso detalhar as funcionalidades quando elas tiverem prioridade suficientemente alta para entrarem em um sprint.

Agora que você já conhece os conceitos básicos sobre o Scrum, que tal implantar, aprender e aproveitar os resultados?